应对新型冠状病毒肺炎：主动管理风险和纠纷的五个关键步骤

新型冠状病毒肺炎的爆发袭击了全球各地的社区，使政府和企业措手不及。其短期影响是灾难性的，许多机构组织将会面临多重挑战，包括员工的健康、对非必需品和服务的需求下滑、供应链中断、违约/违反法律义务、营运资金短缺以及网络安全和其他监管/合规问题。许多公司已经组建了危机小组来应对上述挑战。

由于面临的挑战类型及其对业务和运营的短期和潜在长期影响，任何危机应对计划都必须包括积极评估法律风险和责任，有效应对以减轻和阻止危机，并为未来做出改进。

在本文中，我们提出了一些推荐方法，其中涉及风险和争议管理的五个关键步骤如下：

• 制定应对和沟通策略

• 评估风险并制定应对计划

• 实施应对计划并报告

• 寻求解决方案并与交易对手进行沟通

• 规划未来

第二步：评估风险并制定应对计划

在风险及争议管理团队和沟通策略机制建立后，团队开始评估已经实现的风险和潜在责任，并提出如何最好地应对它们的计划，这一点至关重要。与此同时，识别潜在的问题也十分重要。此外，机构需要建立一个监测和升级系统，以便在这些问题导致风险和潜在责任出现时，迅速采取行动和做出反应。

处理履约/法律风险

在处理履约/法律风险时，例如未能交付或供应、货物或服务合约（包括劳工）终止，以及无力支付时，必须：

• 理解合同中的权利和义务，包括：

  1. 适用法律和争议解决机制。
  2. 是否存在适用于允许不履行、暂停和/或延迟履行的抗辩（例如不可抗力条款、重大不利变更条款或合约受挫失效），或排除和/或限制责任（例如排除、限制或违约金条款）的情况。
  3. 是否有其他合约条款可提供救济（例如弥偿、保证、履约保证、保险）。

• 了解对您的业务/运营的影响：

  1. 有关合同和/或其他相关合同（如下游合同、财务协议、投资协议）不履行和/或终止的后果是什么？
  2. 您是否有后备计划 —— 是否很短时间就能找到另一个交易对手，另一个交易对手是否已接受法律/合规风险审查？

• 对于那些面临困难和/或没有能力履行职责的情况，请查看：

  1. 履行困难和/或无法履行是否由新型冠状病毒肺炎爆发和/或防疫措施造成，并记录履行困难和/或无法履行的证据。
  2. 是否可以采取任何步骤来履行合同和/或减轻损失。如果有，请采取这些步骤并记录所采取步骤的证据。
  3. 在不可能履行的情况下，记录不能履行的证据。
  4. 您采用的选项的长短处、备选方案/替代方案等，并准备及时与交易对手沟通，通知对方存在困难和/或无法履行的情况，谈判解决方案，如果不成功，则为诉讼程序做好准备。

我们建议使用一份关键事项的清单，包括待完成事项及/或已完成事项，并逐一进行检查。这将有助于确保对问题进行一致和有系统的评估，还为您提供了在准备与交易对手沟通和谈判和/或为诉讼做准备时需要注意的行动事项清单。

处理监管/合规风险

除了法律和履约问题和风险外，新型冠状病毒肺炎的爆发以及对健康/福利和/或业务连续性问题的关注，也可能引起监管/合规性问题和风险。

其中一个关键风险是数据保护方面的风险，因为疫情期间，公司需要掌握员工的个人和健康数据，使用互联网进行金融和其他交易方式也在增加，以及越来越多地采用灵活的工作安排。公司需要注意确保适当和仔细地收集、存储和使用以下数据：

• 员工的个人数据、健康数据和健康史
• 公司的敏感和机密信息
• 客户的个人和机密数据

由于以下原因，还可能出现其他监管和合规风险：

• 由于业务连续性压力和灵活的工作安排而减少对以下各项的关注/监督：

  1. 缺少监管备案文件
  2. 不及时或不准确地披露价格敏感信息
  3. 内幕交易
  4. 网络安全事件

• 确保业务连续性的压力：

  1. 支付不当款项以确保稀缺的原材料或部件的获取和/或其运输安全。
  2. 在新的司法管辖区和/或与新的交易对手进行交易，在未完成适当的尽职调查和到职要求的情况下工作

• 经济困难促使员工从事贿赂和/或欺诈活动

• 犯罪分子利用混乱的形势：

  1. 利用网络战术潜入网络窃取数据、索取赎金、实施欺诈
  2. 通过要求向新的银行账户或第三方付款来洗钱

我们还建议使用清单来跟踪这些事项和需要监控和解决的问题，以减少此类风险。

第三步：执行应对计划并报告

在评估了具体的风险和可能产生的责任后，机构就必须迅速决定和实施关键的干预行动、缓解措施和应对计划，以应对这些风险和可能产生的责任。这些行动应包括以下内容：

• 制定对策，同时铭记需要解决的关键问题：

  1. 您的立场 —— 您是违约方还是非违约方
  2. 双方的权利和义务
  3. 不履行或延迟履行的原因
  4. 潜在的抗辩
  5. 无法或延迟履约的后果
  6. 可供选择或替代方案（例如保险、政府援助、替代客户、供应商和物流提供商）
  7. 可以采取哪些措施来减少损失
  8. 需要收集的证据来支持您的立场和采取的步骤

• 确定是否需要根据合同、法律和/或条例作出或发出披露或通知。

• 采取适当步骤以：

  1. 披露或及时通知
  2. 寻求选项或替代方案，包括执行、缓解、救助的方式
  3. 在寻找和接洽替代买家、供应商和运输选项时，进行适当的合规性检查和要求
  4. 减轻和减少损失

• 记录所采取的步骤、遭受的损失和减轻的损失。

• 保存和收集所有相关信息，包括未能履行或延迟履行的原因、考虑过的履行义务的选择或替代方式，以及采取的减少损失的措施，同时检视有关披露、敏感或个人数据转移和数据本地化的法律和法规，特别是在跨境转移的情况下。

• 报告/沟通
  1. 为与利益相关方沟通做准备
  2. 向董事会报告并获得应对计划的批准

第四步：与交易对手沟通并寻求解决方案

在准备好对策后，与您的交易对手及时沟通，以寻求选项/解决方案至关重要。以下是需要牢记的几个要点：

• 做好充分准备，同时应考虑到：
  1. 各方的利益、立场、需要和价值观
  2. 双方的优势和劣势
  3. 对其他关系/义务的连锁反应
  4. 市场上的替代产品
  5. 与改变相关的成本
  6. 可以做出的妥协
  7. 谈判协议的最佳替代方案，即诉讼程序，如检视可以实现的利益、可能需要的时间、涉及的潜在成本，及其对您与交易对手关系的影响

• 沟通时，要坦率地告知对方是否有能力履行以及影响或后果：

  1. 寻求其他选项
  2. 保持警惕，并注意讨论到的行动优点和缺点，以防需要采取诉讼程序

• 如果双方没有达成和解，但需要进一步的谈判，请重新与对方沟通协商，否则，开始将要为诉讼程序做好准备

第五步：为未来做好准备

风险和争议管理的一个重要部分是，利用您处理新型冠状病毒肺炎类似危机的能力，包括您的运营、合同安排、合规框架和内部控制的优势和劣势。牢记这些因素，考虑可以并且应该进行哪些改进，以确保业务弹性和未来业务的连续性得到改善。

我们建议考虑的一些关键步骤是：

• 审查和更新业务连续性计划，考虑与员工相关的问题，包括健康和安全义务、信息技术安全、供应链和危机管理响应。
• 供应链多元化：
  1. 最好不要与仅在一个国家内的一家或多家供应商合作，也不要只依赖仅在一个国家内的一家或多家供应商
  2. 确保进行适当的风险尽职调查和合规检查，以满足法律、监管和合规要求
• 审查和加强内部控制和合规要求，解决任何内部控制和/或合规不足的问题。
• 审查和修订上下游合同，例如考虑纳入不可抗力和排除条款，并确保将流行病列入不可抗力事件中。
• 审查保单以确保存在适当的承保范围，例如，考虑保单是否包括业务中断和项目取消，以及是否允许适当的延期。

随着技术的进步，这些过程不需要过于繁杂或昂贵，特别是在可以求助于人工智能和/或法律管理服务的情况下。