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8 分钟 2020年3月6日
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上市公司受疫情影响处理消息披露和董事履行职责的实务建议

有关:

  1. 联交所发布在严重新型传染性病原体呼吸系统病的旅游限制下刊发业绩公告的联合声明的常问问题;和
  2. 对董事相关职责的实务建议。

2020年2月28日,香港联合交易所有限公司(“联交所”)发布了“有关在严重新型传染性病原体呼吸系统病的旅游限制下刊发业绩公告的联合声明(“联合声明”)的常问问题(“常问问题”)”,我们对这些问题与证券及期货事务监察委员会(“ 证监会”)于月初发表之联合声明作出进一步解释。

综合联合声明及常见问题,本所作出以下汇总,协助香港上市公司了解联交所及证监会的指引及作出相应行动:

1. 初步业绩公告仍需于2020 年 3 月 31 日之前刊发

上市公司(若财政年度于2019年12月31日结束)仍然应该在2020 年 3 月 31 日之前刊发未与核数师议定的初步业绩公告,并在公告中考虑列出:

  • 该等业绩并未经与核数师议定的声明;
  • 未与核数师议定的原因以及(如有)预期将会与核数师议定业绩的日期;
  • 业绩是否经与审核委员会议定以及(如有)出现分歧的详细信息;
  • (如有)强调任何财务项目存在不确定性的地方。
  • 实务建议:董事现在应与审计师商议审计计划及时间表,有大致计划后尽快向联交所就其能够汇报的财务资料及审计安排作出口头咨询。若能按以上要求出具公告和/或单纯暂时无法提供正常载于财务报表附注中的财务数据分项明细,联交所一般不会要求上市公司停牌。

2. 考虑是否存在内幕消息需及时公布

若新型冠状病毒感染疫情及/或相关的旅游限制对发行人的业务运作、汇报监控措施、系统、流程或程序造成重大扰乱,董事应评估是否已出现任何内幕(价格敏感)消息。如是,管理层应在合理地切实可行的范围内,尽快另行发出公告。

  • 实务建议:董事现在应与高管商讨疫情的可能影响。如对内幕消息之定义或具体消息有疑问,公司应尽快咨询香港律师。

3. 年报可申请延期,但股东大会召开日期仍受公司成立地所限

如有必要,上市公司可以向联交所申请延迟于2020年4月30日之后日期刊发年报,但需注意上市公司根据注册地的公司法要求按时召开股东大会和提交财务报表的限期不会被延迟,例如香港的公司法的相关限期为财政年度结束后六个月。联交所一般允许上市公司用资讯科技(例如网上广播/视像会议)来提高股东参与股东大会的比率,惟上市公司需要说明透过网上广播参与股东大会的股东是否可以(及如何)投票。

  • 实务建议:上市公司应尽快向注册地律师咨询当地法律有关股东大会及会议通知等最后限期及股东大会形式的要求,再与审计师讨论审计计划及时间表之合适性。

4. 禁售期将延至经审核财务业绩刊发日

董事禁止买卖上市公司证券的时期只会在上市公司最终刊发经审核财务业绩(或其确认所刊发的业绩已经与核数师议定的公告)时结束,而非其他日期。

  • 实务建议:如有董事存在实际经济困难需于禁售期内买卖股份,应尽快咨询香港律师。

5. 应对已公布的情况和财务资料与实际情况相比出现的重大差别

若因事态发展导致已经公告的内容不再准确或经审计的业绩和财务项目与已经公告的内容有重大差别或可提供补充的重要资料,上市公司应该发出补充公告说明差异和原因。一般情况下,证监会及联交所将不会单纯因公布的财务资料有重大差别而采取纪律行动,惟上市公司及其董事需以真诚努力勤勉合理处理现有账目和财务资料。

6. 香港财务汇报局给董事的建议重点(简化节录)

香港财务汇报局的查察工作将集中于比较容易受经济环境变化影响的范畴(例如:管理层的减值评估、收入确认以及核数师的独立性和怀疑态度),请上市公司董事会和审计委员会注意:

  • 审计委员会受托监督财务汇报和外部审计并不免除董事会所需承担的责任。董事会全体对财务报表的完整性和准确性负有最终责任,应确保与财务有关的职能得到充分资源并由合资格员工根据适用的财务报告框架和原则编制真实公允的财务报表,以及实施必要的内部监控使财务报表的编制不会因欺诈或错误而造成重大错误陈述;
  • 董事在批准实体所采用的假设及在关键范畴的判断和估计负有主要责任,需格外谨慎。编制财务报表时,董事应基于实际而不是过于乐观的假设,评估实体持续经营能力时,应计及报告期末后至少十二个月内所有关于未来前景的资料(例如经济放缓、疫情、行业挑战、经营亏损、停业、营运资金不足、贷款违约或供应商拒绝提供信贷);
  • 审计委员会有责任监督财务汇报流程,应将工作重点投放于正在浮现的风险上,并质疑管理层的判断和假设。这些判断和假设可能对财务汇报产生重大影响,例如内部监控变更、经营挑战、风险和机遇、编制财务报表的关键判断和估计(如减值和持续经营评估中的预测和假设)以及重大期后事项;
  • 审计费用与审计质素之间存在明确的关系。在考虑实体的规模、复杂性和风险状况之后,审计委员会应在审计费用水平和审计过程的效率和有效性之间取得适当的平衡。审计费用应是合乎实际的金额,使核数师能够按照审计准则进行适当而彻底的审计。
  • 管理层、审计委员会和核数师应共同评估疫情对年末审计的影响,例如是否对实体构成重大影响以致需在财务报表中作出调整及披露、核数师是否有足够的时间和资源在2020年3月31日或以前完成相关审计工作以及有那些障碍将导致审计工作无法完成而预期需延迟。
  • 如果发生上述情况,财务汇报局敦促审计委员会不通过或连同管理层直接与其核数师展开独立讨论,确保核数师不会在管理层的不当压力下完成审计工作,确保审计质素。

7. 香港董事学会给董事的建议重点(简化节录)

若因事态发展导致已经公告的内容不再准确或经审计的业绩和财务项目与已经公告的内容有重大差别或有可供补充的重要资料,上市公司应该发出补充公告说明差异和原因。一般情况下,证监会及联交所将不会单纯因公布的财务资料有重大差别而采取纪律行动,惟上市公司及其董事需以真诚努力勤勉合理处理现有账目和财务资料。

所有董事会成员:

  • 均负有集体责任,不论是执行或非执行董事;
  • 应留意会影响上市公司财务状况的关键因素,例如现金流情况和预期、资产价值和收入的认定、因贷款契约内的承诺而可能引致的债务重新分类等;
  • 应确保审核委员会和董事会的商讨都有合适的会议纪录,能显示董事已就相关事项进行了必要的调查询问,满足了董事职责的要求;(编按:如对董事职责有疑问,应尽快咨询香港律师)
  • 应留意上市公司的持续披露义务。无论是否由疫情引起,任何可能实质上影响股票价格的事件或事态(编按: 以及不被豁免披露的内幕消息)都必须经发公告披露;(编按: 如对需要披露消息的要求或具体消息的性质有疑问,应尽快咨询香港律师)
  • 无法参与委员会或董事会会议的董事必须评估会否因此无法掌握充分的信息作出判断。尽管委员会和董事会的会议能以视像方式进行,但比面对面的会议, 视讯会议或较难察觉对话和意见交换中所可能呈现的细微动静。若董事认为其因此而无法有效解释情况或提出疑问,该董事应表达其疑虑,不应碍于压力而急于推进议程。

非执行董事:

  • 应从角色地位合适的高管(如财务总监、行政总裁, 或视情况而定的其他高管)取得书面认证,佐证内部监控并无缺陷失误、财务纪录并未出现实质重大遗漏或不一致、在有关期间并未发生不寻常的事件或事态、可以影响财务信息之范围和其准确度与可信度。非执行董事也应与核数师团队的重要成员保持密切联系,寻求帮助,识别需要重视的环节;(编按:执行董事在日常工作中应当已经了解上述情况。如对董事职责有疑问,应尽快咨询香港律师)
  • 应在审核委员会和董事会的会议上积极主动,就管理人员提供的信息、假设和认证提出质询和查核。不属于审核委员会的非执行董事可考虑出席审核委员会的会议以帮助了解情况。

注意:本篇文章仅是对有关题目的一般概述, 只供参考, 不能构成任何个别个案的法律意见。如希望了解更多或需进一步的法律咨询或协助,欢迎与本所以下人员联系。

结语

于2020年2月,联交所发布了“有关在严重新型传染性病原体呼吸系统病的旅游限制下刊发业绩公告的联合声明的常问问题”,我们对这些问题与证券及期货事务监察委员会于月初发表之联合声明作出进一步解释。综合联合声明及常见问题,本所作出以下汇总,协助香港上市公司了解联交所及证监会的指引及作出相应行动。

关于本文

作者 林朱律师事务所 LC Lawyers

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