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3 分钟 2021年8月20日
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香港公司注册处新查册制度及个人资料保护

作者
朱静文 Rossana Chu

管理合伙人

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陈政康 Jacky Chan

律师

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3 分钟 2021年8月20日
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为更好地保护载于香港公司注册处有关董事和相关人士的个人资料,香港特别行政区(香港)政府已广泛讨论并公布了实施新查册制度的建议,该制度将在今年稍后开始分阶段实施。

文将探讨该等变更,实施时间表及新制度生效后公司应考虑的问题。 

新查册制度

新查册制度主要集中取消不受限制地让公众获取公司注册处存档的个别公司人员的住宅地址和完整的身份证号码(“受保护信息”),据此,只有董事的通信地址(而非住宅地址)以及董事、公司秘书和其他相关个人的部分身份证号码将向公众公开。上述变化适用于新查册制度实施后所提交的文件。

只有在向公司注册处提出申请后方可获取上述人士的受保护信息。有资格申请的不同类别的当局或人士载于附属法例中,包括公司的股东、公职人员或公共机构(包括执法机构)、破产受托人、清盘人以及《受托人条例》、《公司条例》和《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》的检察人员。然而,在法院的命令下,公司注册处披露受保护信息也是允许的。

此外,在新查册制度实施前,其受保护信息包含在提交予公司注册处的文件中的人士,可向公司注册处申请不让公众查册该等信息。同时,公司也可以不允许公众查阅其自身文件(如内部记录和登记册)中的受保护信息。

此前,上述保障措施是在多年前重新修订《公司条例》时提出,然而,由于当时某些持份者表达了反对意见,这些保障措施并没有在2014年新的《公司条例》生效时付诸实行。

新查册制度的实施时间表

根据香港政府的拟议时间表,并在附属法例制定后,新查册制度将按以下阶段实施:

阶段 实施日期 修订
1. 2021年8月23日 公司可以不向公众提供载于其自身文件(如其内部记录和登记册)中的董事和公司秘书的受保护信息。
2. 2022年10月24日 公司注册处将不允许公众查阅提交给公司注册处之所有文件中所包含的董事、公司秘书等受保护的信息。
3. 2023年12月27日 相关人士可向公司注册处申请不允许公众查册于2022年10月24日前向公司注册处提交的文件中所载的受保护信息。
对公司的主要启示

近年来,人们越来越关注公共登记册中的个人资料是否得到充分的保护,特别是考虑到越来越多关于起底和滥用个人资料的个案。为了解决这个问题,香港政府(包括政制及内地事务局)都致力于打击香港的起底行为,并提出了《2021年个人资料(隐私)(修订)条例草案》,旨在打击侵犯资料隐私的起底行为。

为了配合政府的努力,公司应实施必要的内部程序,不让公众查阅其文件中存有个人的受保护信息,以避免个人资料被滥用。

鉴于上述发展,新查册制度已经在公众获取必要信息以确定公司人员身份,和保护数据隐私之间取得了平衡。展望未来,公司应确保其符合最新的监管要求,更重要的是,要做好准备以应对因未经授权但获取个人信息因而产生的潜在风险,例如欺诈和起底。

结语

为更好地保护载于香港公司注册处有关董事和相关人士的个人资料,香港政府已广泛讨论并公布了实施新查册制度的建议,该制度将在今年稍后开始分阶段实施。

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