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4 分钟 2021年2月19日

为什么企业应考虑法律管理服务?

作者
朱静文 Rossana Chu

管理合伙人

直线︰+852 2629 1768 | 手机︰+852 9733 6010 | rossana.chu@eylaw.com.hk

陈政康 Jacky Chan

律师

直线︰+852 2675 2167 | 手机︰+852 9359 1116 | jacky-ch.chan@eylaw.com.hk

4 分钟 2021年2月19日
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企业可以采用法律管理服务,促进在不同司法管辖区的合规职能。

律管理服务整合量身定制的法律技术、流程管理和训练有素的员工。对于在不同司法管辖区运营、处理大量合同关系、必须遵守快速变化的法律和监管要求的企业而言,法律管理服务尤为有用。

法律管理服务的优势包括更好的成本控制、数据准确性、有效的人力分配、数据分析、加强风险管理和增加灵活性,使企业能够应对当今不断变化的监管环境。安永是提供优质法律管理服务的全球性组织之一。以下为应用法律管理服务的实例。

合同周期管理

虽然合约工作往往很少受到关注,但它是组织内最重要的职能之一。合同建构多数企业的供应链,并为B2B企业定义其与客户的互动模式。对于法务部而言,订约是一项复杂的挑战。大多法务部的合同职能需要为希望得到快速回应的内部部门管理相当大量的多种类合同。合同周期管理服务可以通过以下方法帮助企业应对这些挑战:

  • 整理政策和操作手册、制定模板标准,并标准化风险审查;
  • 将操作手册和模板标准应用于每份合同,在合同创建和与业务职能部门的沟通中分配人力,并促进电子签名和电子执行;
  • 为合同的执行设定里程碑,监督遵守法律要求和履行义务的情况,并为审查和续签合同设定时间表;
  • 将合同记录保存于中央存储库内;及
  • 从旧有合同中提取信息进行数据分析和提供反馈以改进操作手册和模板标准。

近来,不同类型的企业已将合同周期管理服务引进于不同用途,例如:

1.  某全球性消费品企业使用服务以改善其在70个国家的采购职能和采购合同系统,创建多于300个模板和39份操作手册,并建立有6000多个合约关系的合同数据库,该企业因此将合同周转时间缩短60%。

2.  某全球性银行利用服务重新调整买方合同并促进75%的合同总量。通过该等服务,银行将业务响应和成交时间缩短65%,每年额外节约5%,并为15%的工作提供自助服务。

3.  某全球性生产企业通过服务改善买方合同以帮助其重新建立采购合同流程,创建新的分配和监控系统,标准化操作手册和便利程序,把合同审查从50%增加至100%,并最终把周转时间从5天缩短到2天和每份文件的成本减少36%。

其他示例包括银行间贷款利率转换项目、一般数据保护条例、英国脱欧合同补救、并购法律尽职调查和合同审查、供应链合同标准化和租赁合同管理。

企业合规和管治

合规是政府为确保具体的治理结构和适当的商业行为而对企业规定的一种程序。合规涵盖广泛的业务和法律领域,包括数据保护权和定期向监管机构申报跨境税务问题。

为应对不断增加的运营、管制和申报要求的挑战,企业可以采用法律管理服务,通过以下步骤促进在不同司法管辖区的合规职能:

1.  运用法律技术审查与企业所有实体的法律信誉和合规状态有关的文件;

2.  将上述文件的数码版存储到一个在线存储库内,让交易团队的成员轻松阅览文件;

3.  在系统中设定合规标准和时间,让法定文件存档和合规职能不再主要依赖员工的判断和尽职调查;及

4.  制定措施以协调合规和其他职能,确保及时提供资料并将其纳入企业记录。

研究和监管列表

各种法规、指令和法律塑造了企业内部和外部日常运作。许多企业的经营环境中,法规变化频繁,任何对这些变化的理解和应对的延迟都可能导致负面的业务后果和严重的风险。

企业合规计划应包括研究和监管列表,通过引入法律管理服务,企业可以采用以下方法履行法律和监管义务:

a.   编制世界各地适用的司法管辖区内大量快速变化的法律法规清单;

b.   列表并紧贴与业务风险、政策、控制、程序、培训、测试、评估和任何其他要素相关的法律法规的更新;

c.   识别内部守则和程序中可能需要修改以确保合规的缺陷;

d.   建立合理的监管变革管理流程以紧贴所分配任务的责任,订立优先事项并决定适当的行动方案;及

e.   持续报告、测试和审计,以确保问责制、合规性和持续改进。

关键点

今天,企业需运用技术,甚至在其法律职能方面(过去并非技术驱动的领域),以处理大量的合同关系,并以具有成本效益的方式遵守不断变化的监管环境

结语

企业可以采用法律管理服务,促进在不同司法管辖区的合规职能.。

关于本文

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朱静文 Rossana Chu

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