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7 分钟 2021年3月1日

COVID-19如何改变了企业合规和管治的常规

这场疫情已经严重影响到全球企业对履行法定申报的要求,倘若企业及时规划正确的前进方向,也能获得预期回报。

简而言之

  • COVID-19改变了世界各地企业必须满足法定申报要求的模式。
  • 这引伸到企业对合规和管治问题需要进行更大规模的重新评估。
  • 集团如欲改革其全球业务,需先打破传统的孤岛式和墨守根深蒂固的观念。

国公司 (MNCs) 就其全球版图思索管理复杂的法定要求时,正面临着广泛的运营、管治和申报的考验。要保持企业的合规性,就必须在迷宫般的管辖规则中不断监测和调整当地的实践操作。不遵守好规则可能导致出现业务和声誉受损的风险,董事及高级管理人员需负上责任,甚至受到处罚以及需支付罚款。

COVID-19疫情给负责企业合规的法务和合规团队增加了额外的压力,并对合规和管治情况产生了重大影响。COVID-19导致办公室关闭和需要远程工作,更不用说对正常的合法化和公证程序等若干方面带来不便,迫使监管机构推迟了提交截止申报期限并放宽了当地的执行要求。

对于以前只允许亲身“湿墨”式签署的场合,许多司法管辖区实施了与COVID-19相关的临时法,以便能够放宽签署文件的要求,并允许使用虚拟公证和电子签名协议。

随着各国实施封城和国际旅游业停顿,虚拟董事会会议、虚拟和混合式股东大会已成为新常态。对于那些在涉及到实质性问题时,要求董事必须亲自出席董事会会议的国家来说,这将是一个重大的转变,并很可能需要重新调整董事会成员。

同样地,由于已制定了延长提交文件的期限,为全世界各国政府提供了理由延长申报期限,包括批准和公布年度账目和相关报告的期限。

当中某几项临时性措施假若在COVID-19后能得以延续,将有望带来正面积极性的革新。

接下来是什么?

虽然所有这些调整无疑在困难时期受到欢迎和支持,但与COVID-19相关的挑战也暴露了许多跨国公司在法人企业合规方面所依仗的流程、技术和管治模式存在重大问题,效率低下。

随着我们慢慢地回到COVID-19之前的状态,跨国公司将会做好从系统、数据和资源的角度,更长远地审视企业管理的新常态。情况更甚者包括许多行业为顾及新常态将要求大幅削减内部和外部支出等。

值得注意的是数字化技术在帮助企业和政府应对疫情方面所发挥的作用。许多地方登记处已经在进行数字化转型,使电子申报成为可行,而COVID-19很有可能加速了这一趋势,推动数字化技术更普及和受欢迎。

当然,这并不意味着世界各国将向单一标准的、统一的管治模式靠拢。企业合规工作将继续需要各国之间的专门知识,并不断保持警惕,以监测立法变化。

重新评估集团结构

尽管企业必须迅速采取行动, 以适应COVID-19之后的监管转变,但现在他们正处于一个新的环境中运营,并需要考虑到摆脱疫情后新常态下的需求。这意味着从被动应对转向主动出击,并将风险置于首位和集中处理,以便他们能够更好地管理业务和应对任何未来的挑战。

企业越是复杂,就越倾向选择着重差异化的、更基于风险的管治模式。这可能涉及审视其附属公司的结构和有必要分层管治的模式。例如,大企业当中最高层可能占其集团的10%会得到差异化的管治待遇,其余全部被纳入系统化的管治模式。

识别集团结构中的风险并围绕其建立管治模式是关键。这就需要确定哪些附属公司是关键的、重要的或对业务有较高风险­——这可能取决于特定司法管辖区的复杂性、业务的性质或结构——并确保通过适当的管治层来管理这些附属公司,有别于管治一般休眠或不活跃的附属公司。

透过重新评估的过程,为集团提供了一个真正的机会来合并或者合理化地重置集团结构中某些较大部门,包括从职能或行政的角度以确定成本花在哪里,及如何减少或杜绝不必要的费用。

这也是一个从总体上更具策略性地看待集团基础结构的机会——不仅是集团企业,还有作为国内业务一部分的人员和流程,以及现状是否构成长期解决方案的一部分。这样可以促进围绕职能组织设计的知情讨论,以及考虑中心化、离岸化或外包模式,或考虑开发更成熟、更具成本效益的模式。

决策过程的核心需让法务顾问和公司秘书参与进来,让他们了解所涉及的风险,譬如是否可以从境外管理任何特定附属公司。这很可能涉及到更具协作性的方法并打破组织内部的传统壁垒——这也是企业在这场疫情中理所当然要做的事情。

利用数字化技术

虽然采用数字化技术服务在应对疫情期间发挥了重要作用,但战略性地利用数字化技术将变得尤其重要。过去,对数字化技术的关注一直集中在“现成的”解决方案和可供查阅的基本公司信息上,以便企业可以查看其附属公司的外观及属性。

需要探讨的是,数字化技术如何使管治流程成为可能,例如,在一些司法管辖区“熄灯”并将资源模式区域化会产生什么影响?哪种管理结构最有效;哪些分析能帮助提供更透明和更高效的管治?

数字化技术用于管治各类型基于风险的子公司以及管理和监测复杂的大企业集团有着显著的贡献。

在大型复杂企业内的挑战是,数字化技术通常是相互脱节的。企业内数字化技术大都围绕着最高层的管治和执行委员会,而更低层的则是企业数据,但是,管治如何向下延伸到整个集团的子公司,与如何拥有、管理和使用这些数据之间往往存在着脱节。

法务和管治部门的作用

想走在前面,就不能架空企业合规和管治部门,意思就是,例如,要重新评估内部法务部这个领域的功能。很多时候,法务部被视为“电梯资产”,因此往往被远离其他业务功能和对业务需求和全球管治与合规风险的反应迟钝。

诚然,这是一幅正在慢慢改变的图景。越来越多总法务顾问办公室开始消除孤立法务部的偏见,同时理解其功能展现在更大的企业业务流程和/或贡献所在。

挑战的另一部分是评估部门内谁在进行、负责和监督合规和管治工作,以及流程和系统是否正确到位。从本质上说,人们是否把时间花在价值最高的工作上,是否为业务效率做出了贡献,以及如何为日常低价值活动提供资源?

一切都与灵活性有关

不从合规和管治的角度重新评估企业经营活动的危险性可能相当巨大。即使在基本的合规性方面,如果没有做好这一点,也会影响一个企业集团的交易准备,因为重组或税务清算可能会成为一个问题。

同样,一个被动的职能部门也无法有效地满足企业的经营需求,如资金、资本化、资金分配或汇回要求。每当在横跨多个复杂的司法管辖区开展业务时,这种情况会更加复杂。

在某些情况下,董事负上民事甚至刑事制裁形式的个人责任风险仍然存在。然而,在附属公司董事会,一般为高级管理层,可能会期望他们的利益得到​保护。

尽管面临COVID-19疫情的挑战,但即使是规模最大、最复杂的企业也已经适应并灵活应对新的世界。跨越业务“孤岛”,并在外部与第三方供应商以及政府和监管机构合作有助于保持经济运转,同时降低风险,保障董事会、管理层、员工和股东的利益。这为取得进展奠定了坚实的基础,但在此基础上下一步是关键的一步。

关于作者
Mike Fry,EY Global Entity Compliance & Governance Leader
Seth McNaryEY Americas Legal Managed Services Leader

林朱律师事务所有限法律责任合伙是一家獨立的律師事務所,也是安永全球網路的香港律師事務所成員,並與其他地區的律師事務所成員合作。

结语

对于那些不从合规和管治角度重新评估业务运营的企业来说,风险巨大。

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