ETO
在香港,管辖虚拟签立的主要条款是ETO。ETO第2(1)条对电子签署进行了定义,其形式可以是任何字母、字样、数字或其他符号。虽然电子签署可以采取任何形式,但必须附加到文件本身。例如,在最近的CRB v Mark Richard Charlton Sutherland [2020] HKDC 624一案中,法院认为有关的聘用协议并没有以虚拟形式被签立。这是因为在电子邮件内所附的书面聘用协议中,签名栏是空的。法院并不接受电邮中签署人的签名栏作为有效的电子签署。
另一方面,数码签署是电子签署的一种特殊形式,并在ETO第2(1)条中被定义。数码签署比电子签署更安全,因为收件人可以验证数码签署确实是由发件人创建和签署的。
在适用性方面,只有当交易涉及政府单位时,数码签署才是必须的,而政府单位在ETO第2(1)条中被定义为公职人员或公共机构。如果交易中没有涉及到这样的一方,只要符合ETO规定的某些条件,各方可以自由同意是否使用电子签署或数码签署。
有效的电子签署和数码签署的要求
有效的电子签署有三个元素:
- 首先,其必须用以识别自己和显示自己认证或承认该电子记录内的资料。
- 第二,就传达该资料的目的而言,所使用的方法应是可靠和适当的。
- 第三,收件人应同意使用该电子签署的方法。
另一方面,数码签署必须有由认可核证机关所发出的认可证书证明该数码签署。目前,有两个可发出认可证书的认可核证机关 - 香港邮政核证机关和电子核证服务有限公司。
使用电子签署的例外情况
ETO附表一列出许多电子签署不适用的文件,包括某些遗嘱性质和信托的文件、与土地有关的转让文件、誓章、法院判决、法定声明和授权书。
此外,附表二列出电子签署不适用的法律程序,包括在原诉法庭和上诉法庭前进行的程序。虽然法庭文件在目前不可以使用电子签署,但电子记录根据第9条在法律程序中可被接纳为证据。
ETO的局限性
(1) 普通法下的合同规则
根据ETO第17(3)条,ETO受普通法下的合同规则限制。使用电子签名只是证明要约和接受的一种方式,对特定接受方式的明确意向可以是结论性的。这说明如果一份协议明确地规定只接受手写签名,ETO对使用电子签名的允许也不能推翻使用手写签名的明确意向。
(2) 见证的要求
在签立文件需要见证人的情况下,法律并没有解决通过视频会议的方式见证人是否构成有效的执行的问题,而ETO也没有对此作出具体说明。但是,目前被豁除的文件类别,如遗嘱和转让文件,都有特定的手续,其中之一就是要求有见证人,因此意味着法律似乎还不允许亲自见证以外的方式进行见证。