在香港虚拟地签立文件

2019冠状病毒病疫情已经持续一年多並仍在继续，改变了文件执行的方式。由于保持社交距离的政策和旅遊限制，在家工作已成为新常态，而大家对科技的依赖性也越来越强。这意味着打印机和扫描仪可能无法随时使用，而大多数会议则以虚拟方式举行。当在文件上签字变得更加困难时，各方不得不转向用虚拟方式签立文件。

这方面的主要案例是英国的Mercury Tax Group Limited v HMRC [2008] EWHC 2721。案件本身与虚拟签署无关，但该案例包括文件是否被正确地签署的问题。在该案中，客户收到了草稿版本的签名页，随后这些签名页被装钉在最终版本的文件上。草稿和最终版本之间有很大的差异，而且在草稿中仍为空白的地方在最终版本时却是填上了重要的条款，所以法院不认为签署了草稿的各方也被视为授权并同意最终版本。此外，法院还认为其中一份文件(信托契约)不是有效执行的契约，因为签署和证明应该在同一份实体文件中。此案引发了虚拟的签立在何等条件下在法律上是否有效的讨论。

虚拟地签立文件的方法有很多种，包括：

• JPEG签名 - 将已保存的签名的JPEG图像插入文件中。这通常被允许用于简单的合同，但《电子交易条例》（第553章）（“ETO”）规定的例外情况或需要“湿墨”签字的情况除外。代表公司使用这种签名方式的个人也应先得到公司的正式授权。
  
• 电邮签名 - 打印出整个文件或至少签名页，签名后把其扫描并通过电邮返还予另一方。这在香港通常是允许的，除非该文件需要“湿墨”签名，如必须在土地注册处备案的文件。
• 电子签署平台 - 一个允许签署人打开通过电邮发送的链接的文件并在平台上签署该文件的系统。每位签署人可以轮流签署文件，而在所有签署人都签署后，该平台将创建一个完全签署的PDF版本。这在香港暂未获得广泛应用，但如果使用的话将不适用于任何下文所述ETO的例外情况和契约。

决定是否使用虚拟签立的实际考虑

只要符合ETO的规定，通过使用电子签署的方式进行虚拟签立在许多情况下都被允许，如简单的合同或公司决议或会议记录。在决定是否以电子签名方式执行文件时，应考虑以下几点。

(1) 电子签署是否允许用于该文件？

这将包括考虑该文件是否属于ETO的例外情况，并考虑到可能破坏签名适用性的情况，如登记或备案要求。

还应考虑是否有必要将文件作为契约执行。虽然ETO没有特别将契约排除在电子签署的使用范围外，但由于契约处理的不确定性和不适当执行可能带来的严重后果，即不能以契约作出起诉，通常的做法是各方将亲自执行契约。最好的做法是打印整份文件、用笔签名，然后与对方交换原件或通过电邮交换完全执行的扫描版本。需要注意的是，在执行契约时，应将整份文件打印出来并在签字后返还给对方，以防止Mercury Tax 中存在多个契约版本的情况再次发生。

(2) 该文件的执行是否有见证的要求？

如果需要见证，建议避免使用电子方式，因为并不确定虚拟见证是否会被接受为有效。在这一点上，还需要进一步的案例或立法来澄清。

(3) 该文件是否涉及任何外国签署人？

如果文件需要由外国的签署人签署，应考虑关于电子签名的适用外国法律。这对于一个对电子文件的可信度较低的司法管辖区来说尤其重要。

(4) 安全问题

如果当事人想通过电子签署平台进行电子签署，他们应该谨慎选择合适的平台。这是因为电子签署平台是基于云端技术，而不是所有机构都对云端技术的安全性有完全的信心。当事人必须确保这些平台对他们签立文件的目的而言是足够安全和可靠的。

(5)    该文件是否有允许文件以对等形式执行的条款？

虚拟签立只能在当事人可在多于一份协议文本上签署，而且不需要在同一时间在同一地点亲自签署的情况下实行。否则，即使ETO允许使用电子签名，文件也不能以非完整协议的电子签署方式执行，但这正是疫情造成的主要限制。