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3 分钟 2022年1月4日
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诚信是关键:香港新的《企业管治守则》规定发行人必须制定反贪污和举报政策

作者 郑宝玉 Kareena Teh

合伙人

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3 分钟 2022年1月4日
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在我们较早时发表的文章《新冠疫情增加了贪污风险—香港指南》[1]里,我们曾预警,新冠疫情及其对执法机构、组织及其工作人员带来的挑战将使腐败行为更猖獗。

政公署(“廉署”)在2021年7月发布的2020年年度报告,以及在我们上次发表文章后的一段时间内在香港采取的执法行动都证明了这一点。虽然腐败投诉(包括私营和公共部门)有所下降,但仍有1,454宗可追究的投诉,而在2021年下半年,超过85名人士,包括一些涉及上市公司的人士,被廉署起诉触犯与贪污有关的罪行[2]。

因此,在2021年4月16日开始的“检讨《企业管治守则》及相关《上市规则》条文的咨询文件”(“咨询文件”)[3]的公众咨询后,香港交易及结算所有限公司(“港交所”)已强制要求所有发行人制定反贪污和举报政策及程序,或在其行为守则或其他政策中加入相关条款(合称 “新规定”)[4],这一点并不令人惊讶。这些新规定是通过《主板上市规则》附录14和《创业板上市规则》附录15[5](统称“《上市规则》”)中的《企业管治守则》(“《企业管治守则》”)的新守则条文来实施的,将于2022年1月1日开始生效。

在本文章中,我们综合了2021年下半年的贪污投诉和执法行动、《企业管治守则》的新规定,以及2021年12月10日出具的新《董事会及董事企业管治指引》[6](“《企业管治指引》”),以协助发行人遵守新规定。本文旨在成为对正在考虑制定和/或修订政策及程序的发行人和其他机构的指导,我们列出可以采取的额外步骤,以协助这些机构的相关政策及程序符合目的并有效实施。

2021年下半年的腐败案件

我们在下文强调了一些导致对相关人士进行制裁的执法行动,这些行动说明了违法行为的多样性以及它们对组织构成的风险:

  • 一名政府街道清洁服务承办商前经理通过伪造其儿子(在该公司担任清洁工)的会计记录达两年,诈骗公司薪金总额超过240,000港元。她在承认一项违反普通法的串谋诈骗罪后,被判处13个月监禁[7]。
  • 一家成衣贸易公司的前董事向一家生产商索贿150,000元人民币,并从其当时的雇主盗窃了150,000港元。 他被裁定一项违反《防止贿赂条例》(第201章)(“《防止贿赂条例》”)第9(1)(a)条的索贿罪和一项违反《盗窃罪条例》(第210章)(“《盗窃罪条例》”)第9条的盗窃罪,被判处10个月监禁。[8]
  • 一家空调系统供应商的一名董事和一名雇员在为一家印刷公司安装环保空调系统时提交了虚假报价。他们因一项串谋诈骗政府29万港币的资金而被定罪,该资金是由环境保护部门发起的清洁生产伙伴计划提供的,旨在鼓励和促进广东和香港的港资工厂采用清洁生产技术和作业方式。[9]
  • 一家跨国零售商的前采购经理接受了一家供应商超过61.5万美元(约480万港元)的非法回扣、金额约为4.5万美元(约35万港元)的贷款和放款,以用于总价超过2,000万美元(约1.56亿港元)的玩具订单。该名前经理因认罪而被裁定三项控罪 – 两项是代理人串谋收受利益,均违反《防止贿赂条例》第9(1)(a)条及《刑事罪行条例》(第200章)第159A条,另一项是代理人收受利益,违反防止贿赂条例第9(1)(a)条,被判处监禁三年。[10]
  • 一家政府资助中学的前教师使用虚假文书的副本,骗取学校有关14项学校设施翻新工程的款项,总额达530万港元。他在承认18项指控后被判处46个月监禁,其中10项指控是代理人使用文件意图欺骗其委托人,违反了《防止贿赂条例》第9(3)条;5项指控涉及盗窃,违反了《盗窃罪条例》第9条;3项指控涉及使用虚假文书的副本,违反了《刑事罪行条例》第74条。 [11]
  • 一家照明产品公司的前经理在处理两家公司之间的交易时,隐瞒了其妻子在一家贸易公司的利益,涉及的折扣和补贴总额约为1,200万港元。他因认罪而被裁定一项违反《盗窃罪条例》第16A(1)条的欺诈罪,被判处56个月监禁。[12]
  • 一家飞机维修公司的前经理促使该公司向两家承包商采购该公司已经拥有且不需要的技术图纸的工具,向其支付150万港元。他被控两项违反《盗窃罪条例》第16A(1)条的欺诈罪,被判处27个月监禁。[13]
  • 一家中小型企业的董事使用该公司的虚假审计报告和银行报表的副本来支持其向两家银行申请总额为1,900万港元的银行融资。他被裁定触犯五项违反《刑事罪行条例》第74条的使用虚假文书副本罪,被判处六年监禁。[14]
  • 香港国际机场第三跑道项目的一个分包商的两名时任雇员接受了五名建筑工人的非法回扣,总额为27,000港元。其中一名雇员承认六项控罪 - 两项设计代理人收受利益,违反《防止贿赂条例》第9(1)(a)条;四项涉及代理人串谋收受利益,违反《防止贿赂条例》第9(1)(a)条及《刑事罪行条例》第159A条。另一名雇员承认上述其中一项串谋指控。[15]  他们分别被判处最高六个月的监禁。

此外,还有一些涉及上市公司的执法行动,其中有些仍在审理中:

  • 2021 年 7 月,在一项由廉署和证监会联合发起的行动中,廉署逮捕了一名上市公司的高级管理人員,他涉嫌向相关承销商之员工提供利益,该行动涉及搜查一家上市公司的办公室和该公司首次公开发售的其中一家承销商的办公室。[16]
  • 2021年8月,在廉署和证监会的一次联合行动中,包括一家上市公司的一名现任高级行政人员和一名前行政人员在内的五人被逮捕,该行动还涉及搜查该上市公司的办公室和其他相关方的场所。据称,这五名被捕者与其他人合谋收受利益,向一些公司发放大额贷款并为贷款延长还款期。部分借款人由上市公司的高级管理人员或其相关人士操控,并拖欠还款,令该上市公司无法收回大部分贷款。[17]
  • 2021年10月,包括一家当时的上市公司的两名前高级行政人员在内的四人因串谋就上市公司发行的债券配售诈骗香港联合交易所("联交所")、当时的上市公司及其董事会和股东而被判处最高七个月的监禁。在2014年7月至2015年1月期间,当时的上市公司曾四度聘请一家公司作为其四批债券配售的配售代理。四人合谋安排该配售代理进一步聘请另一家公司作为这四次债券配售活动的分配售代理。该配售代理其后从上市公司收取约4,960万港元的配售佣金,以及从配售代理收取120万港元的配售安排奖金。事实上,配售代理并没有向任何投资者配售任何债券,而分配售代理才是实际的配售代理。 [18]
  • 2021年11月,三名人士,包括一家上市公司当时的主席和主要股东、一名商人以及该商人的一名雇员被指控在配售可换股票据以增加上市公司股本时,隐瞒“借壳上市”协议,串谋欺诈联交所、上市公司及其董事会和股东,并处理犯罪所得的4,200万港元。三人共同面临两项违反普通法的串谋诈骗罪指控。该商人及该商人的雇员亦面临一项违反《有组织及严重罪行条例》(第455章)第25(1)条,处理已知或合理地相信为可公诉罪行收益的财产的罪名。[19]
  • 同月,廉署逮捕了九人,包括三名注册会计师(“注册会计师”)和该会计师事务所及其姊妹公司的兩名审计人员。这五名注册会计师和审计人员涉嫌接受该建筑公司主席的贿赂,总额超过100万港元,以便为该建筑公司向联交所提交有关其在主板上市的虚假会计师报告。 [20]

从上述案例可以看出,许多与贪污有关的执法行动都涉及来自不同行业的大小组织的高级和初级人员,包括建筑、教育、金融、零售/贸易和运输。此外,有关人员在不同的职能领域工作,如财务、人力资源、营销、运营、战略以及技术和设备。他们亦被指控涉及各种不当行为,包括公职行为不当和/或未申报利益冲突、以欺骗手段获取利益、接受客户/雇员的贿赂和非法回扣、共谋盗窃、使用虚假文件误导/妨碍司法公正以及欺诈/共谋欺诈。尤其令人担忧的参与不当行为的人士和机构包括被视为“看门人”的专业人士,如董事、高级管理人员和参与上市部门的承销和会计公司。

制定反贪污和举报政策的新要求自2022年1月1日起生效

经修订的《上市规则》和《企业管治守则》将于 2022 年 1 月 1 日生效,并将适用于 2022 年 1 月 1 日或之后开始的财政年度的企业管治报告。

为协助遵守新规定,港交所发布了《企业管治指引》,为发行人提供指引。《企业管治指引》应与《上市规则》(包括《企业管治守则》)一并阅读,“旨在引发董事会思考如何最有效地发挥其作用 (包括如何应用企业管治守则项下的原则并加以汇报) 。[21]

正如《企业管治指引》所述,制定反贪污和举报政策是建立健康企业文化和促进高道德标准的核心。有效的举报系统可以帮助检测和阻止不当行为或渎职行为。

《企业管治指引》中关于建立反贪污和举报政策的主要规定如下:

 

反贪污政策和程序

举报政策和程序

政策的目的

政策应表明发行人对反贪污法律和法规的支持,并促进发行人内部的反贪污文化。

政策应使员工和那些与发行人有来往的人,如客户和供应商,能够以保密和匿名的方式向审计委员会(或由大多数独立非执行董事组成的指定委员会)表达对发行人相关事项中可能存在的不当行为的疑虑。 

政策的范围

政策应包括:

(a)     政策适用的违规行为和行为问题的类型;

(b)     政策适用的人员 - 这应包括所有级别的雇员、与发行人有业务往来的外部各方以及代表发行人以代理/信托身份行事的人员(如代理人、顾问和承包商)。

政策应包括:

(a)      政策适用的违规行为和行为问题的类型,举例说明主要和次要的不当行为,以及可能证明或需要报告的证据水平;

(b)     政策适用的人员(包括受牵连方和报告方)- 这应涵盖所有级别的员工和可能成为员工不当行为受害者的其他利益攸关方,包括业务对手(如供应商);

(c)     相关委员会/部门/人员,负责政策的日常执行和监督,审查和调查报告,以及审议和批准对政策的修改。

政策中可能包括的事项

 

政策可包括以下内容:

文化/政策要求

(a)     发行人所期望的文化,将诚信、诚实、公平、公正和有道德的商业行为作为发行人的核心价值之一;

(b)     对发行人员工的诚信和行为要求,包括遵守《防止贿赂条例》以及其他国家/地区的相关法律(如适用)。

 

利益冲突:

(a)     政策声明,要求董事和雇员在执行发行人的业务时避免利益冲突,并在适当时申报任何利益冲突;

(b)     关于处理利益冲突的准则。

 

高层承诺:高层承诺采取道德和反腐败的商业行为、高标准的诚信和对腐败零容忍的明确声明。

 

客户尽职调查措施:要求包括适当的客户尽职调查和记录保存措施、政策或程序,并考虑到所提供的产品和服务、客户类型和涉及的地理位置等因素。

 

反腐败计划:

(a)     说明发行人的反腐败计划,包括识别和评估腐败风险的机制,以及为减轻风险而实施的控制;

(b)     在提供或接受礼物、娱乐或其他好处,以及参与慈善捐款、政治开支或招聘时,管理风险和保持记录的适当政策和控制;

(c)     在不涉及不正当利益的情况下,限制接受与发行人有业务往来的人提供的好处;

(d)     对管理层和可能接触到贿赂、腐败、洗钱和恐怖主义融资的员工进行适当培训。

 

披露:要求在公司的网站上披露反腐败政策(或其摘要)。

 

违反政策行为:

(a)     一份政策声明,说明如果发行人在香港或其他地方涉及任何形式的贿赂/腐败、洗钱和资助恐怖主义行为,可能产生的刑事和民事处罚以及声誉损害;

(b)   要求向发行人内部适当人士/机构报告违反政策的情况,并提请董事会注意与违反政策有关的重大事件;

(c)   采取纪律措施,包括采取适当的纪律行动或将严重违反政策的行为提交给执法机构。

 

定期审查:要求定期审查并确保政策的有效性,包括在必要时作出修改。

 

政策可包括以下内容:

意向/承诺声明:关于发行人对高诚信标准和道德商业惯例的承诺的声明,鼓励报告任何员工和/或外部各方在与发行人有关的任何事项中的关切和实际或可疑的不当行为或舞弊行为。

 

防止报复:承诺保密、匿名、及时处理报告、保证公平待遇和防止报复的声明,以及相关政策和措施

 

举报计划:

(a)  说明不同的举报方式以及处理匿名举报的方式;

(b)  建立具有相关授权的适当举报渠道(因为可能会对不同级别的工作人员提出举报);

(c)  要求集中记录所有报告和相应的后续行动,以确保问责制;

(d)  要求内部调查不应损害执法机构未来的任何调查(包括采取措施确保适当处理在内部调查期间报告或揭示的涉嫌刑事犯罪),一旦有合理的刑事犯罪嫌疑,应向适当的执法机构报告。

 

虚假报告的后果:反对故意/不负责任地进行虚假指控或恶意指控的政策及其后果。

 

披露:要求在公司网站和报告渠道披露政策(或其摘要)。

 

定期审查:要求定期审查举报机制,以提高其有效性和员工对该程序的信心,并鼓励整个发行人形成“大声说”的文化。

 

 

要点/建议

对于寻求建立反腐败和/或举报政策和程序,或修改现有政策和程序的发行人及组织而言,《企业管治指引》是一个好的起点。为确保政策和程序符合目的并有效实施,发行人及各机构还应考虑采取以下步骤。

为确保制定良好政策和程序

1.     确保政策和程序是围绕您的组织之风险状况而设计的 – “一体并不能万用”;

2.     确保政策和程序写得清楚、适用、易于理解,让所有员工都能理解;

3.     确保员工进行定期培训,并建立机制来衡量政策和程序的有效性;

4.     确保举报系统为举报可疑的不合规行为提供一个保密和安全的系统,并提供适当的资源;

5.     确保有系统进行适当的基于风险的尽职调查,以确定和监测与所有第三方交易,并评估潜在的目标,包括腐败活动;

为确保有效实施

6.     确保整个组织都能体现出“高层的基调”/对合规的承诺;而不仅仅是在高级管理层;

7.     确保明确指定适当的合资格人员承担合规责任,并分配足够的资源来管理和支持反贪污和举报系统;

8.     确保反贪污和举报系统通过明确和一致的纪律处分程序和适当的合规激励措施得到适当的执行;

为确保该计划在实践中发挥作用

9.     确保定期进行内部审查,以评估合规风险和现有方案的有效性;

10. 确保由合资格人员针对可疑的不当行为进行及时、彻底和适当范围的调查;

11. 确保及时分析根本原因,并采取补救措施来解决所发现的问题。

结语

证监会于2021年6月发布通函,设定对纳入环境、社会和治理、气候变化和/或可持续性因素作为主要投资重点的证监会认可单位信托基金和互惠基金的预期。

关于本文

作者 郑宝玉 Kareena Teh

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