香港公司举行全虚拟或混合式成员大会的实用建议

从2023年4月28日起，香港法律将允许成员大会以全虚拟或混合虚拟和实体方式举行。我们在此与读者分享相关法律规定和一些实用操作建议。

召开全虚拟或混合式成员大会的实用建议

显然，召开全虚拟或混合式成员大会需要适当的科技，也可能会遇到在实体会议中不常见的问题，我们列出了处理这些问题的一些具体建议：

• 在全虚拟或混合式成员大会的通知中提供详细的信息，例如，成员如何通过使用虚拟会议科技参加会议、注册和验证步骤、成员是否需要下载或安装特定软件或应用程序、以及如何通过该科技获取文件、委任代表、提交问题和表决。
• 安全性和身份验证是关键的考虑因素，公司应采取适当的保安措施，确保未经授权的人士不会获准出席大会，有权出席大会的成员也不会被拒出席大会。公司应向其成员提供关于注册和认证过程的明确说明（这过程需是简单的），常用的工具包括独特的登录ID、密码/登入码、以及通过短信或电子邮件发送的一次性或独特的验证码。
  
•  为避免不符合资格的人士参加会议，公司应要求成员切勿与任何其他人分享邀请链接、登录ID、密码、登入码或验证码，还应提醒成员确保其连接装置已安装最新的保安（包括防病毒和防黑客）软件。
•  使用的科技必须允许参会者在不亲自出席会议的情况下也能聆听、发言及表决。
• 全虚拟或混合式成员大会最好能以视像及音讯两种格式进行。
• 成员应有权在成员大会上发言，公司不应该在整个会议过程中让所有成员保持静音。然而，主席应决定适当的时间让成员（包括以虚拟模式出席的成员）发言。
•  公司应允许成员在会议期间以口头和电子形式向会议专用应用程序或平台（如问题框、聊天框）实时输入提问。如对提问的篇幅有所限制，该项限制需是合理的。
•  至于投票，在全虚拟或混合式的成员大会上，以虚拟形式出席成员大会的成员应能以电子方式实时投票。公司也应实施保障措施以验证成员所投的票、准确地计算大会的投票状况、及提供记录作核实。
•  公司使用虚拟会议科技前，尤其是首次使用该技术举行成员大会，应提前对整个会议过程试运行或举行模拟会议。
•  如果公司为全虚拟或混合式大会之前和期间出现的技术问题提供技术支援，应在切实可行范围内向成员同时提供免费的网上支援及电话号码支援。
•  如未能在短时间内解决技术问题，或技术问题导致一些成员无法参加会议，即使在混合式大会情况下的实体会议不受影响，公司亦应考虑将大会延后，直至问题得到解决。
•  在香港注册成立的香港上市公司应参考香港交易及结算所有限公司发布的“有关股东大会的指南” 及相关的更新资料。
  

全虚拟/混合式与传统的实体成员大会的比较

并没有“一刀切”的做法决定何等模式适合成员大会。为了最大限度地提高成员的参与度，公司可以考虑举行全虚拟或混合式的成员大会，而实体场地则可选取一个方便成员的地方。但是，如果成员的人数不多，而且成员亲自参加大会没有特别的障碍，公司可以维持采用实体开会模式，因为全虚拟或混合式会议涉及额外风险。

公司应将举行全虚拟或混合式会议时可能出现的风险（如互联网连接不充分或不稳定)降到最低。另外，当选择举行大会的技术时，公司需考虑以下因素：

• 与会的人数；
• 在使用该科技时可能遇到的技术问题（例如，一些平台在某些司法管辖区未必能顺利使用）；
• 该科技是否需要不常见的软件或App；
•  会议前和会议期间是否有技术支援；
•  注册和验证步骤的特点；
•  科技成本；及
•  发生技术问题时的应急计划（例如，提供拨号或电话会议设施作为替代方案），使成员能够继续参加会议。